Przejdź do treści

Optymalizacja procesów i automatyzacja

Mniej czekania. Sprawniejsza firma.

Usprawniamy procesy, które spowalniają waszą firmę. Łączymy pomiar, organizację pracy i automatyzację AI, żeby zmiana działała w praktyce.

Typowa droga zlecenia przez firmę — od zapytania do zamknięciaTen sam proces. Mniej postojów.

Dziś

PracaOczekiwanie

Schemat poglądowy, nie wynik wdrożenia. U was mierzymy proces od zera.

Zobacz etapy procesu
  1. Zapytanie wpływa
  2. Czeka na przypisanie
  3. Zbieranie danych i uzgodnienia
  4. Przygotowanie oferty
  5. Czeka na decyzję
  6. Poprawki i druga wersja
  7. Realizacja
  8. Czeka na rozliczenie
  9. Zamknięcie i faktura

Proces jest wszędzie

  • Produkcja
  • Logistyka
  • Administracja
  • Obsługa klienta

01Punkt wyjścia

Brzmi znajomo?

Ludzie pracują. Systemy działają. A sprawy wciąż stoją w miejscu. Szukamy przyczyny pomiędzy kolejnymi krokami procesu.

Plan się zgadza, a wychodzi co innego.

Harmonogram powstaje w jednym miejscu, a praca dzieje się w drugim. Nikt nie umie wskazać momentu, w którym zlecenie traci dzień.

Dane są w pięciu systemach i w jednym pliku.

Raport miesięczny robi się trzy dni, bo ktoś musi ręcznie zszyć eksporty. Ten ktoś jest jeden i właśnie idzie na urlop.

Pilotaż wyszedł, wdrożenia nie ma.

Narzędzie zadziałało w jednym zespole i tam zostało. Zabrakło nie technologii, tylko osoby odpowiedzialnej za rozłożenie tego na firmę.

02Jak pomagamy

Od właściwej diagnozy do działającej zmiany.

Dobieramy zakres do problemu, nie odwrotnie. Każdy z czterech obszarów kończy się konkretnym rezultatem pracy.

01Audyt procesu

Mapujemy drogę sprawy od początku do końca — zlecenia, zamówienia, wniosku, reklamacji — mierzymy czasy i wskazujemy, gdzie proces stoi i ile to kosztuje.

Co zostaje u was

Lista działań uporządkowana według efektu i kosztu — nie raport do szuflady.

02Automatyzacja z AI

Modele językowe i uczenie maszynowe tam, gdzie powtarzalna decyzja albo dokument zjada czas ludzi: ofertowanie, obsługa zamówień i faktur, planowanie, kontrola jakości, raportowanie, pierwsza linia obsługi klienta.

Co zostaje u was

Działające rozwiązanie na waszych danych, z osobą po waszej stronie, która potrafi je utrzymać.

03Restrukturyzacja

Zmiana struktury działu lub całej firmy: role, odpowiedzialności, przepływ decyzji i wskaźniki, po których widać, że zmiana działa.

Co zostaje u was

Nowy podział pracy wdrożony z ludźmi, którzy zostaną z nim po naszym wyjściu.

04Wdrożenie i szkolenia

Standardy pracy, szkolenie kierowników i zespołów, przekazanie kompetencji tym, którzy poprowadzą to dalej.

Co zostaje u was

Firma, która za pół roku nie potrzebuje nas do prowadzenia tej zmiany.

03Jak pracujemy

Najpierw rozumiemy. Potem zmieniamy.

Cztery etapy, w tej kolejności. Pomiar zawsze przed diagnozą — inaczej doradza się własnym przeczuciom.

Przebieg w czasie

  1. 01dni 1–3

    Pomiar

    Dwa do trzech dni u was. Dane z systemów, przejście procesu krok po kroku i rozmowy z ludźmi, którzy go wykonują. Bez zakładania z góry, gdzie jest problem.

  2. 02tydzień 2–3

    Diagnoza

    Wąskie gardła i straty, każde z kosztem wyrażonym w złotówkach albo w godzinach. Uporządkowane od największego.

  3. 03od tygodnia 4

    Wdrożenie

    Praca u was, przy waszych ludziach i waszych systemach. Zmiany wprowadzane etapami, żeby bieżąca praca nie stanęła.

  4. 04równolegle i po

    Utrwalenie

    Standard pracy, wskaźnik i osoba odpowiedzialna. Bez tej trójki zmiana cofa się w jeden kwartał — to najczęstszy powód, dla którego drugi audyt wygląda jak pierwszy.

04Metoda w praktyce

Nie szybciej pracować. Mniej czasu tracić.

Scenariusze ilustracyjne, nie zrealizowane wdrożenia. Pokazują sposób myślenia o procesie, nie nasz dorobek ani obietnicę wyniku.

Producent komponentów, ~140 osóbAudyt procesu

18 → 11 dni

Czas przejścia zlecenia od potwierdzenia do wysyłki. Nie skrócono ani jednej operacji — usunięto podwójną akceptację i oczekiwanie na zwolnienie partii przez kontrolę.

Dystrybutor technicznyAutomatyzacja z AI

3 dni → 4 godziny

Przygotowanie raportu miesięcznego, wcześniej ręcznie zszywanego z czterech eksportów przez jedną osobę. Model czyta dokumenty, człowiek zatwierdza wyjątki.

Firma usługowa, serwis w terenieRestrukturyzacja

5 → 2 przekazania

Ile razy zgłoszenie zmieniało właściciela, zanim ktoś je zamknął. Każde przekazanie było miejscem, w którym sprawa czekała na czyjąś uwagę.

Policz to na swoim procesie

Trzy liczby, które znasz albo umiesz oszacować. Wynik liczy się z prawa Little’a — to arytmetyka na twoich danych, nie nasza obietnica.

120

zleceń, zamówień, wniosków, zgłoszeń

18dni

dni od startu do zamknięcia, tak jak widzi to klient

70%

ile procent tego czasu sprawa po prostu stoi

Dziś18 dni
Po usunięciu połowy czekania11,7 dni

6,3 dni krócej na każdej sprawie

Dni czekania rocznie

18 144dni

suma po wszystkich sprawach w roku

Spraw otwartych w każdej chwili

71spraw

prawo Little’a: przepustowość × czas przejścia. Tę liczbę da się policzyć w systemie i sprawdzić.

Model, nie prognoza. Zakłada, że pierwsze podejście usuwa połowę czasu oczekiwania i nie skraca ani minuty realnej pracy — celowo ostrożnie, bo literatura lean wskazuje, że pola jest znacznie więcej.

FaktyTrzy liczby, które opisują punkt wyjścia w większości firm. Nie nasze wyniki — publikowane badania, z podaniem źródła.
Firmy używające AI w działalności

Polska jest w ogonie Unii. To nie jest zarzut wobec polskich firm — to opis rynku, na którym przewaga jest jeszcze do wzięcia.

% firm zatrudniających 10+ osób, 2024

  • Dania27,6
  • Szwecja25,1
  • Belgia24,7
  • Średnia UE13,5
  • Polska5,9
  • Rumunia3,1

Źródło: Eurostat, „Use of artificial intelligence in enterprises”, dane za 2024

Jak kończą się programy transformacji

Dlatego projekt kończymy działającą zmianą i osobą odpowiedzialną, a nie odbiorem dokumentu. Etap „Utrwalenie” istnieje właśnie po to.

% badanych programów

30%
44%
26%
  • Osiągnęły cele
  • Częściowo, poniżej celu
  • Niewiele albo nic

Źródło: McKinsey & Company, „Losing from day one”, 2021

1–5%

tyle czasu przejścia to realna praca nad zleceniem

Reszta to czekanie, transport, magazynowanie, liczenie i kontrola. To ustalenie leży u podstaw lean management i jest tym, co rysuje pasek na górze tej strony.

Źródło: J.P. Womack, D.T. Jones, „Lean Thinking”

Prime Consulting EMEA

Praktyka, nie tylko perspektywa.

Najpierw proces, potem narzędzie
Automatyzacja złego procesu daje szybciej ten sam zły wynik.
Liczba albo nic
Każda rekomendacja ma szacowany efekt i koszt. Jeśli nie umiemy ich oszacować, mówimy to wprost.
Wdrożenie, nie prezentacja
Projekt kończy się działającą zmianą u was, nie odbiorem dokumentu.

Prime Consulting EMEA to praktyka doradcza wyrosła z hali produkcyjnej, nie z sali konferencyjnej. Ale proces to proces: ta sama metoda — zmierz, policz koszt, usuń, utrwal — działa tak samo przy linii montażowej, przy obiegu faktur i przy kolejce zgłoszeń serwisowych.

Za zakresem stoi doświadczenie w prowadzeniu produkcji i optymalizacji procesów w międzynarodowych zakładach przemysłowych — elektronika użytkowa i motoryzacja — oraz w przygotowaniu kadr do pracy z technologiami Przemysłu 4.0 we współpracy ze szkolnictwem zawodowym.

Pracujemy w Polsce i w regionie EMEA, po polsku i po angielsku.

Przed pierwszą rozmową

Warto wiedzieć.

Ile to trwa?

Audyt: od dwóch do trzech tygodni, licząc od pierwszego dnia u was do listy działań. Wdrożenie zależy od zakresu i ustalamy je po diagnozie — wcześniejsza wycena byłaby zgadywaniem.

Czy to działa poza produkcją?

Tak, i tam bywa najwięcej do wzięcia. Metoda opisuje drogę sprawy przez organizację, a nie maszyny — obieg dokumentów, ofertowanie, obsługę zamówień, reklamacje, procesy kadrowe. Różni się słownictwo i systemy, nie sposób pracy.

Czy AI jest nam w ogóle potrzebne?

Często nie. Duża część strat, które znajdujemy, znika po zmianie organizacji pracy i nie wymaga żadnego oprogramowania. AI proponujemy tam, gdzie powtarzalna decyzja albo dokument realnie zjada czas ludzi — i mówimy, kiedy się nie opłaca.

Co z naszymi danymi?

Umowa o poufności przed pierwszym dniem pracy. Dane przetwarzamy w zakresie uzgodnionym na piśmie i nie wykorzystujemy ich poza waszym projektem — w szczególności nie trafiają do uczenia modeli.

Jak wygląda rozliczenie?

Audyt rozliczany ryczałtem, znanym przed rozpoczęciem. Wdrożenie: dni doradcze albo stawka miesięczna za prowadzenie projektu. Widełki podajemy na pierwszej rozmowie, przed jakąkolwiek ofertą.

Zdalnie czy na miejscu?

Diagnoza zawsze na miejscu — procesu nie da się zmierzyć przez telefon, bo najwięcej czasu ginie tam, gdzie nikt tego nie zapisuje. Wdrożenie mieszane: obecność u was w momentach, które tego wymagają, reszta zdalnie.

Pracujecie z małymi firmami?

Tak. Dolna granica to nie wielkość firmy, tylko to, czy jest co mierzyć — czyli powtarzalny proces i ktoś po waszej stronie, kto poprowadzi zmianę dalej.

Umów rozmowę

Zacznijmy od waszego procesu.

Opiszcie proces, który sprawia kłopot. Odpowiadamy w ciągu dwóch dni roboczych, wstępną oceną — nie ofertą.

Co się dzieje, od kiedy i co już próbowaliście. Im konkretniej, tym sensowniejsza pierwsza odpowiedź.