Optymalizacja procesów i automatyzacja
Mniej czekania. Sprawniejsza firma.
Usprawniamy procesy, które spowalniają waszą firmę. Łączymy pomiar, organizację pracy i automatyzację AI, żeby zmiana działała w praktyce.
Dziś
Schemat poglądowy, nie wynik wdrożenia. U was mierzymy proces od zera.
Zobacz etapy procesu
- Zapytanie wpływa
- Czeka na przypisanie
- Zbieranie danych i uzgodnienia
- Przygotowanie oferty
- Czeka na decyzję
- Poprawki i druga wersja
- Realizacja
- Czeka na rozliczenie
- Zamknięcie i faktura
Proces jest wszędzie
- Produkcja
- Logistyka
- Administracja
- Obsługa klienta
01Punkt wyjścia
Brzmi znajomo?
Ludzie pracują. Systemy działają. A sprawy wciąż stoją w miejscu. Szukamy przyczyny pomiędzy kolejnymi krokami procesu.
Plan się zgadza, a wychodzi co innego.
Harmonogram powstaje w jednym miejscu, a praca dzieje się w drugim. Nikt nie umie wskazać momentu, w którym zlecenie traci dzień.
Dane są w pięciu systemach i w jednym pliku.
Raport miesięczny robi się trzy dni, bo ktoś musi ręcznie zszyć eksporty. Ten ktoś jest jeden i właśnie idzie na urlop.
Pilotaż wyszedł, wdrożenia nie ma.
Narzędzie zadziałało w jednym zespole i tam zostało. Zabrakło nie technologii, tylko osoby odpowiedzialnej za rozłożenie tego na firmę.
02Jak pomagamy
Od właściwej diagnozy do działającej zmiany.
Dobieramy zakres do problemu, nie odwrotnie. Każdy z czterech obszarów kończy się konkretnym rezultatem pracy.
- 01Audyt procesu
Mapujemy drogę sprawy od początku do końca — zlecenia, zamówienia, wniosku, reklamacji — mierzymy czasy i wskazujemy, gdzie proces stoi i ile to kosztuje.
Co zostaje u was
Lista działań uporządkowana według efektu i kosztu — nie raport do szuflady.
- 02Automatyzacja z AI
Modele językowe i uczenie maszynowe tam, gdzie powtarzalna decyzja albo dokument zjada czas ludzi: ofertowanie, obsługa zamówień i faktur, planowanie, kontrola jakości, raportowanie, pierwsza linia obsługi klienta.
Co zostaje u was
Działające rozwiązanie na waszych danych, z osobą po waszej stronie, która potrafi je utrzymać.
- 03Restrukturyzacja
Zmiana struktury działu lub całej firmy: role, odpowiedzialności, przepływ decyzji i wskaźniki, po których widać, że zmiana działa.
Co zostaje u was
Nowy podział pracy wdrożony z ludźmi, którzy zostaną z nim po naszym wyjściu.
- 04Wdrożenie i szkolenia
Standardy pracy, szkolenie kierowników i zespołów, przekazanie kompetencji tym, którzy poprowadzą to dalej.
Co zostaje u was
Firma, która za pół roku nie potrzebuje nas do prowadzenia tej zmiany.
03Jak pracujemy
Najpierw rozumiemy. Potem zmieniamy.
Cztery etapy, w tej kolejności. Pomiar zawsze przed diagnozą — inaczej doradza się własnym przeczuciom.
Przebieg w czasie
- 01dni 1–3
Pomiar
Dwa do trzech dni u was. Dane z systemów, przejście procesu krok po kroku i rozmowy z ludźmi, którzy go wykonują. Bez zakładania z góry, gdzie jest problem.
- 02tydzień 2–3
Diagnoza
Wąskie gardła i straty, każde z kosztem wyrażonym w złotówkach albo w godzinach. Uporządkowane od największego.
- 03od tygodnia 4
Wdrożenie
Praca u was, przy waszych ludziach i waszych systemach. Zmiany wprowadzane etapami, żeby bieżąca praca nie stanęła.
- 04równolegle i po
Utrwalenie
Standard pracy, wskaźnik i osoba odpowiedzialna. Bez tej trójki zmiana cofa się w jeden kwartał — to najczęstszy powód, dla którego drugi audyt wygląda jak pierwszy.
04Metoda w praktyce
Nie szybciej pracować. Mniej czasu tracić.
Scenariusze ilustracyjne, nie zrealizowane wdrożenia. Pokazują sposób myślenia o procesie, nie nasz dorobek ani obietnicę wyniku.
Producent komponentów, ~140 osóbAudyt procesu
18 → 11 dni
Czas przejścia zlecenia od potwierdzenia do wysyłki. Nie skrócono ani jednej operacji — usunięto podwójną akceptację i oczekiwanie na zwolnienie partii przez kontrolę.
Dystrybutor technicznyAutomatyzacja z AI
3 dni → 4 godziny
Przygotowanie raportu miesięcznego, wcześniej ręcznie zszywanego z czterech eksportów przez jedną osobę. Model czyta dokumenty, człowiek zatwierdza wyjątki.
Firma usługowa, serwis w terenieRestrukturyzacja
5 → 2 przekazania
Ile razy zgłoszenie zmieniało właściciela, zanim ktoś je zamknął. Każde przekazanie było miejscem, w którym sprawa czekała na czyjąś uwagę.
Policz to na swoim procesie
Trzy liczby, które znasz albo umiesz oszacować. Wynik liczy się z prawa Little’a — to arytmetyka na twoich danych, nie nasza obietnica.
zleceń, zamówień, wniosków, zgłoszeń
dni od startu do zamknięcia, tak jak widzi to klient
ile procent tego czasu sprawa po prostu stoi
−6,3 dni krócej na każdej sprawie
- Dni czekania rocznie
18 144dni
suma po wszystkich sprawach w roku
- Spraw otwartych w każdej chwili
71spraw
prawo Little’a: przepustowość × czas przejścia. Tę liczbę da się policzyć w systemie i sprawdzić.
Model, nie prognoza. Zakłada, że pierwsze podejście usuwa połowę czasu oczekiwania i nie skraca ani minuty realnej pracy — celowo ostrożnie, bo literatura lean wskazuje, że pola jest znacznie więcej.
FaktyTrzy liczby, które opisują punkt wyjścia w większości firm. Nie nasze wyniki — publikowane badania, z podaniem źródła.
Polska jest w ogonie Unii. To nie jest zarzut wobec polskich firm — to opis rynku, na którym przewaga jest jeszcze do wzięcia.
% firm zatrudniających 10+ osób, 2024
- Dania27,6
- Szwecja25,1
- Belgia24,7
- Średnia UE13,5
- Polska5,9
- Rumunia3,1
Źródło: Eurostat, „Use of artificial intelligence in enterprises”, dane za 2024
Dlatego projekt kończymy działającą zmianą i osobą odpowiedzialną, a nie odbiorem dokumentu. Etap „Utrwalenie” istnieje właśnie po to.
% badanych programów
- Osiągnęły cele
- Częściowo, poniżej celu
- Niewiele albo nic
Źródło: McKinsey & Company, „Losing from day one”, 2021
1–5%
Reszta to czekanie, transport, magazynowanie, liczenie i kontrola. To ustalenie leży u podstaw lean management i jest tym, co rysuje pasek na górze tej strony.
Źródło: J.P. Womack, D.T. Jones, „Lean Thinking”
Prime Consulting EMEA
Praktyka, nie tylko perspektywa.
- Najpierw proces, potem narzędzie
- Automatyzacja złego procesu daje szybciej ten sam zły wynik.
- Liczba albo nic
- Każda rekomendacja ma szacowany efekt i koszt. Jeśli nie umiemy ich oszacować, mówimy to wprost.
- Wdrożenie, nie prezentacja
- Projekt kończy się działającą zmianą u was, nie odbiorem dokumentu.
Prime Consulting EMEA to praktyka doradcza wyrosła z hali produkcyjnej, nie z sali konferencyjnej. Ale proces to proces: ta sama metoda — zmierz, policz koszt, usuń, utrwal — działa tak samo przy linii montażowej, przy obiegu faktur i przy kolejce zgłoszeń serwisowych.
Za zakresem stoi doświadczenie w prowadzeniu produkcji i optymalizacji procesów w międzynarodowych zakładach przemysłowych — elektronika użytkowa i motoryzacja — oraz w przygotowaniu kadr do pracy z technologiami Przemysłu 4.0 we współpracy ze szkolnictwem zawodowym.
Pracujemy w Polsce i w regionie EMEA, po polsku i po angielsku.
Przed pierwszą rozmową
Warto wiedzieć.
Ile to trwa?
Audyt: od dwóch do trzech tygodni, licząc od pierwszego dnia u was do listy działań. Wdrożenie zależy od zakresu i ustalamy je po diagnozie — wcześniejsza wycena byłaby zgadywaniem.
Czy to działa poza produkcją?
Tak, i tam bywa najwięcej do wzięcia. Metoda opisuje drogę sprawy przez organizację, a nie maszyny — obieg dokumentów, ofertowanie, obsługę zamówień, reklamacje, procesy kadrowe. Różni się słownictwo i systemy, nie sposób pracy.
Czy AI jest nam w ogóle potrzebne?
Często nie. Duża część strat, które znajdujemy, znika po zmianie organizacji pracy i nie wymaga żadnego oprogramowania. AI proponujemy tam, gdzie powtarzalna decyzja albo dokument realnie zjada czas ludzi — i mówimy, kiedy się nie opłaca.
Co z naszymi danymi?
Umowa o poufności przed pierwszym dniem pracy. Dane przetwarzamy w zakresie uzgodnionym na piśmie i nie wykorzystujemy ich poza waszym projektem — w szczególności nie trafiają do uczenia modeli.
Jak wygląda rozliczenie?
Audyt rozliczany ryczałtem, znanym przed rozpoczęciem. Wdrożenie: dni doradcze albo stawka miesięczna za prowadzenie projektu. Widełki podajemy na pierwszej rozmowie, przed jakąkolwiek ofertą.
Zdalnie czy na miejscu?
Diagnoza zawsze na miejscu — procesu nie da się zmierzyć przez telefon, bo najwięcej czasu ginie tam, gdzie nikt tego nie zapisuje. Wdrożenie mieszane: obecność u was w momentach, które tego wymagają, reszta zdalnie.
Pracujecie z małymi firmami?
Tak. Dolna granica to nie wielkość firmy, tylko to, czy jest co mierzyć — czyli powtarzalny proces i ktoś po waszej stronie, kto poprowadzi zmianę dalej.
Umów rozmowę
Zacznijmy od waszego procesu.
Opiszcie proces, który sprawia kłopot. Odpowiadamy w ciągu dwóch dni roboczych, wstępną oceną — nie ofertą.